学院 人事档案管理重点环节管控工作规范 （鲁轻院人字〔2016〕5号 2016-4-12）

山东轻工职业学院

人事档案管理重点环节管控工作规范

（鲁轻院人字〔2016〕5号 2016-4-12） 

为加强我院人事档案工作，提高人事档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规范。

一、收集环节

 新入职教职工档案及每年度收集的档案资料，入档前制作入档目录，经主管负责人签字后一式两份备存。

二、入库环节

档案库房实行双岗制度（双锁制）,库房钥匙由人力资源科科长掌管，档案橱钥匙由管理员掌管。每次整档前，由科长打开库房，管理员取出待整档案并登记，下班前将档案归档入库。

三、管理环节

（一）组织人事与宣传处人员档案单独存放，档案橱钥匙由分管领导掌管。

（二）整档应在办公场所进行，禁止在库房整档。

（三）建立年度检查制度。部门负责人、科室负责人和管理员每年11月30日前全面检查核对一次档案。

（四）在库房安装摄像监控设备。

四、查阅环节

（一）因工作需要，有关部门查阅人事档案，需填写《查阅干部人事档案审批表》，由组织人事部门负责人审批。

（二）教职工查案，须组织人事部门负责人审核后由分管人事工作领导审批。

（三）查阅档案，应严格遵守保密制度和阅档规定，须有科室负责人和管理员两人在场方可阅档。

五、转递环节

人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

六、完善六本台帐，做好动态管理

建立完善《人事档案保管总名册》、《收集档案材料登记薄》、《查、借阅人事档案登记薄》、《人事档案转出（入）登记薄》、《销毁材料登记薄》、《死亡人员档案登记薄》六本台账，建立网上联动机制，科室负责人、部门负责人、分管领导实现对台账的实时监控。

七、建立档案副本留存制度

 建立人事档案副本，教职工档案转出时，只转移正本，副本由学院永久保留。

               山东轻工职业学院

2016年4月12日