山东丝绸纺织职业学院会议管理制度 （鲁丝院字[2010]26号 2010-4-16）

山东丝绸纺织职业学院会议管理制度

                           （鲁丝院字[2010]26号 2010-4-16）

 一、总则

（一）为规范学院会议管理，提高会议质量和效率，降低会议成本，通过会议，研究、协调和解决工作中的问题，确保会议精神贯彻落实，特制定本制度。

（二）本制度适用于学院各级、各类会议的组织和管理。

二、会议基本原则

（一）精简原则

（二）高效原则

（三）实效原则

三、会议的分类及组织

（一）院级会议：主要是指党委会、教职工代表大会、院务办公会、全体中层干部会议、教职工大会、院领导召集的其它跨部门会议、团代会、学代会等，教职工代表大会、团代会、学代会分别由工会、团学部门根据相关规定组织召开，其他院级会议由学院主要领导安排，党政办公室组织召开。

（二）专题工作会议：主要是指研究学院专项工作及问题的会议，由学院分管领导安排，业务对口部门组织召开。

（三）部门工作会议：主要是指各部门、支部单独召开的工作会议，由各部门、支部负责人决定并组织召开。

（四）上级职能部门或校外对口业务部门在学院召开的相关会议，由学院领导安排，党政办公室组织落实，学院有关对口部门协助会务工作。

四、会议管理

（一）避免会议过多或重复，学院正常性会议纳入例会制，原则上按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

1．党委会根据党委规定组织召开；院务办公会每周一上午组织召开；全体中层干部会议每月最后一周的周六组织召开；其他院级会议根据需要组织召开。

2．非院级、非例行的专题工作会议等，召开前须经分管领导批准、向党政办公室备案。

（二）各类会议召开前，组织承办部门需向会场管理部门办理会场使用申请手续，同时应根据会议规模、范围、内容等确定所需项目，落实好诸如：会场卫生、饮水、音响、投影、摄影（像）、会标、台签、鲜花、水果等工作。

（三）各类会议要贯彻厉行节约原则，一般不摆放鲜花、水果。特殊情况需配备鲜花、水果的， 需报请党政办公室审批。

五、会前准备

（一）会议通知

党政办公室负责下发院级会议的通知。各专题会议、部门会议由召集部门负责下发通知。会议通知必须包括以下要素：会议的名称、议题、时间、地点、参会人员、主持人、需准备资料等。

（二）会议内容

包括确定议程、议题、主持人、记录人、会议材料等事项。会议召集人根据会议议题拟定议程， 确定好主持人及会议记录人。准备完整齐全的会议材料。

（一）会议承办部门向主持人说明会议议题、议程及会议内容中所需的具体材料。

（二）会议主持人向与会人员说明会议的议题、议程、所需解决的问题以及会议纪律等，与会人员应严格遵守会议议程和纪律。

（三）会议主持人应围绕议题按照议程主持会议，确保会议效率和会议时间不变。

（四）与会人员应保持良好的会风，发言力求言简意赅，紧扣议题，减少重复发言。

（五）会议主持人要注意对会议进程的控制，并及时对会议所议事项做出总结。

（六）对研究决策型的会议，主持人要在认真仔细听取各位与会人员的意见和建议后做出结论。在意见不统一或存在重大异议时，主持人对会议研究事项可暂不作出结论，通过会后交流与充分酝酿再次提交会议研究。必须立即作出结论的，按照授权及权限处理。

（七）对于动员布置型的会议，会议要着重强调会议内容的推广和任务的落实及承办部门的责任。

（八）会议组织承办部门会后要形成会议书面总结或会议纪要，并按会议要求和决定事项组织开展工作。

七、会议执行

（一）主持人要明确会议形成的有关规定、决议事项的实施程序，责成有关部门及人员认真贯彻执行。

（二）会议组织承办部门要督促检查会议的贯彻执行情况，并收集反馈信息及时向主管领导汇报。

（三）对未与会人员尤其是会议决定事项中涉及到的人员，会议组织承办部门负责将会议内容及决定告知或委托告知。

（四）会议决定在贯彻落实过程中遇到的问题，个人无权变更决定。如无事实证明会议决定错误，则必须克服困难予以落实。如有事实说明会议决定错误或不当，则应及时向领导汇报，相关负责部门应提请会议复议。

八、会议纪要

（一）会议记录人在会议进行期间要认真记录，对结论性发言做重点记录。在限定的时间内完成纪要的整理工作。

（二）会议纪要形成后，与会领导班子成员签字确认。

（三）会议纪要发放前要填写“会议纪要签发审批单”，审批单包括纪要编号、发放范围、主管领导审批意见等，会议纪要经主要领导签发后及时印发。

（四）会议纪要应有发文号，发放时应填写“文件签收记录表”，并由接收人签收。

（五）会议纪要作为学院的重要文件，备忘已研究决定的事项，应按档案管理办法立卷归档，并按重要程度确定保存期限。

九、会议纪律、要求与违纪处理

（一）会议组织承办部门在会议通知落实中，要摸清与会人员参会情况，会前及时向主持人报告实际到会人数及其它信息。

（二）会议组织承办部门负责会议的签到工作，与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向组织承办部门请假。

（三）与会人员应提前5分钟到会，会议期间应按主持人要求管理通讯工具，保持会场安静，禁止交头接耳，认真听取会议内容并做好记录。

（四）与会人员不得中途退席，特殊情况须经主持人同意方可离席。

（五）与会人员及记录人对会议内容的秘密事项负有保密的义务。

（六）涉及到秘密事项的会议纪要，记录人在整理过程中加强保密，并且严格按照签发的范围印发。

（七）会议组织承办部门在会议结束后三日内，将会议材料（包括会议通知、方案、议程、领导讲话、交流材料、会议纪要、音像、形成的文件、决定、会议签到表）汇总后统一交学院党政办公室，同时提交有关材料的电子文档。