关于进一步加强档案管理工作的意见 （鲁丝院字[2008]6号 2008-1-4）

档案不仅是学校发展的历史凭证，而且详细真实地反映了学院历史全貌，是学院文化精神的积累。同时，丰富的档案资源也是高校评估工作的重要基础和依据。为了进一步加强我院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，为我院教学、科研和各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》、《普通高校档案管理办法》等规定，结合我院实际情况，制定我院档案管理整改工作方案。

一、目前档案管理存在的主要问题：

（一）档案专职人员缺乏。按照《普通高等学校档案管理办法》，我院需逐步配备专职档案管理人员，以加强院档案室建设和对部门档案工作的指导。由于历史原因，我院档案室建设一直处于停滞状态，多年来由各部门对各自口上的档案、文件分而治之，加之近十几年岗位人员流动较大，交接频繁，兼职档案员业务不熟，责任、义务亦无具体法规可循，对档案资料收缴、整编、保存过程自成“章法”。

（二）硬件设施不完备。没有统一的档案库房和阅档室，而且档案室需配备的电脑、档案装订设备、复印机、打印机、扫描仪、去湿机、刻录机、空气调节器等必要设备亟待完善。

（三）档案缺失严重。根据高校档案归档范围，目前我院档案资料不够完整、不够规范，有的缺失比较严重，虽然有些档案可以补救，但难度相当大。

二、档案管理整改方案：

（一）成立档案管理（查补）领导小组，负责档案整改工作的组织领导及监督检查。组 长：孙志斌

副组长：王济雨 李学静

成 员：张为乐、夏洪青、袁雷、韩冰洁、贾佳、刘苗苗。

（二）按有关规定配齐档案管理员。办公室增加一至二名有工作经验或者经过专业综合培训的专职档案管理人员。同时，选定各系部兼职档案管理人员，以具体规章明确兼职档案员的责任和义务， 包括档案归整的程度、每年应固定移交档案的时间等。

（三）抽调专门人员突击整改。从学院现有人员中，选拔2—3名责任心强、有一定业务知识、在校时间长、比较了解学院发展历程的教职工，集中一段时间专门负责此项工作，以尽快完善部门档案建设的基础性工作。

（四）硬件配备。建立规模适宜的档案库房，容纳各类档案文件共同存放，阅档室可与档案室并行一处，便于他人查阅各类文档。配备电脑，用于文件电子目录的输入和查询，同时也为逐步实现档案电子化打好基础。其他硬件设备视学校具体情况远期规划配置。

（五）组织专兼职档案管理员进行必要的学习、参观和培训。

定期邀请兄弟院校的专业人员或档案管理专家前来我院，通过讲座、座谈会以及观摩指导等形式加强档案管理的交流和学习，促进我院的整体档案工作水平。

（六）修订完善我院新的档案管理办法，明确各系部档案管理的责任和义务，规定各类档案的归档范围、归档方法和归档日期，严格手续，对专兼职档案管理人员制定更加科学合理的奖惩措施，调动他们的工作积极性和主动性。

（七）具体工作安排。鉴于目前学院档案管理中，存在问题较多、涉及面广、工作量大，档案整改采取分步实施、逐步落实的办法。按照《档案归档范围、类目设置和保管期限实施办法》要求，首先对“行政综合”类进行整理。该项工作由李学静副书记负责、办公室具体组织实施，各有关部门配合。

（八）其他方面同步进行。各责任部门、责任人，要按照《档案归档范围、类目设置和保管期限实施办法》相关具体条目要求，一是做好现行档案材料的保存整理并进行分类归档；二是对建校以来的历史资料按年份查找补充、完善，为集中整理做准备。

附件1：
    １、《档案归档范围、类目设置和保管期限实施办法》(请到校园内网http://sdsilk:8080 下载）

２、《山东丝绸纺织职业学院档案管理办法》

附件2： 山东丝绸纺织职业学院档案管理办法

第一条 为提高我院档案工作水平，更有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、

《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》的规定，结合实际情况，制定本办法。
    第二条 本办法所称档案是指学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、具有

保存价值的各种历史记录。

第三条 学院档案工作实行统一领导，分级管理。为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。

第四条 档案工作是学院各项工作的重要组成部分，是提高办学质量的基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。各部门在档案工作中应逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 领导体制和机构设置

第五条 档案工作在学院档案工作委员会的领导下，实行统一领导，分级管理。档案工作委员会由一名院领导担任主任委员，学院部门一名负责本部门档案工作的领导担任委员，同时聘请档案工作专家担任顾问。

第六条 档案工作委员会的职责是：领导全院档案工作；协调各部门落实档案工作的“三纳入” 和“四同步”；负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学院档案工作的规划、计划、总结；统一协调解决学院档案工作的重大事宜等。

第七条 院档案室既是学院档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是保存本院档案并提供利用和服务的部门，同时还肩负着爱国主义教育、社会主义精神文明建设教育、院情教育等任务。

第八条 院档案室的基本职能如下：

（一）宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范；

（二）建立健全本院档案工作的规章制度和业务规范，对各部门档案工作进行监督、指导和检查；

（三）负责本院档案及有关资料的收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作；

（四）积极开展档案宣传、咨询活动，做好档案利用工作；

（五）组织全院专、兼职档案工作人员业务培训工作，负责指导部门档案工作；

（六）开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流；

（七）严格执行保密制度，负责保密资料的管理工作；

（八）发挥档案功能，为院教学、科研、院情教育服务；

（九）围绕学院中心工作，完成领导交办的其他工作任务。

第九条 根据学院具体情况，在情况特殊的部门，设立档案分室进行管理，负责保管该部门一般性的档案资料。档案分室的日常业务工作受院档案室指导和监督，每年向档案馆报送新增档案目录和统计年报表，并定期移交具有永久保存价值的档案。

第十条 各部门应配备相应的专（兼）职档案员，具体承办本部门档案材料的积累、立卷和向档案室移交档案等工作。人事档案由组织人事处管理，院档案室负责年检。

第三章 人员及岗位职责

第十一条 分管档案工作的院领导职责：

（一）加强对学院档案工作的领导，把档案工作纳入学院的整体发展规划，列入学院议事日程， 督促各部门按规章制度的要求做好本部门的档案工作。

（二）关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的问题和困难，为档案工作创造良好的条件。

（三）主持全院档案工作会议等重大活动。

（四）审批档案材料的销毁报告。

第十二条 分管档案工作的部门领导职责：

（一）领导督促本部门教职员工执行学院档案工作规章制度，把档案工作纳入部门的议事日程和有关人员的职责范围。

（二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

（三）检查本部门档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档。

（四）负责本部门档案材料的安全和保密工作。第十三条 专（兼）职档案人员职责：

（一）档案工作人员要努力学习邓小平理论、“三个代表”重要思想及科学发展观，热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学院档案工作规章制度，忠于职

守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养。

（二）负责本部门档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。

（三）根据不同种类档案资料的特征和有机联系，拟定案卷类目，合理分类整理组卷，认真填写卷内外有关项目，使之便于管理和利用。

（四）接受院档案室的业务指导和督促检查。

（六）对按照规定不向档案室移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。

第十四条 专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员属档案专业技术人员，按照国家有关政策实行专业技术职务岗位聘任制。

第四章 档案的立卷、归档、移交和接收

第十五条 各部门的档案材料必须按照规定向档案管理部门移交，进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十六条 建立和完善部门立卷和课题组立卷归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。
    第十七条 学院对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参

加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第十八条 各类档案形成部门和课题组的立卷人应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对文件进行系统整理组卷。档案室负责指导立卷工作，进行质量检查。

第十九条 档案文件材料的保管期限划分为永久、长期和短期三种：

（一）凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对本院、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（二）凡是反映学院一般活动，有长期查考利用价值的，列为长期保管，保管期限为十六年以上。

（三）凡是短期内对学院工作有查考价值的，列为短期保管，其保管期限为十五年以下。

第二十条 院档案分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、人事和人物等十三大类（各类文件材料的具体归档范围另见相应类别的档案工作规范）。

第二十一条 归档的档案资料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
    第二十二条 归档时间和手续为：

（一）学院各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；

（三）科研、基建等项目，应在项目完成后两个月内归档；

（四）形成人事档案材料的部门应按要求在材料形成后的一个月内送交人事档案室归档。

（五）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签名盖章。

第五章 档案的保管与利用

第二十三条 档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。

第二十四条 档案部门要对档案资料进行科学分类、编号和排列。切实做好各项档案保护工作， 及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案资料安全。

第二十五条 学院及各基层部门应积极支持档案工作，确保必要的业务经费，逐步采用先进技术和设备，不断提高档案的科学管理水平。