山东丝绸纺织职业学院 涉外接待工作管理办法 （鲁丝院字〔2012〕14号 2012-5-7）

涉外接待工作管理办法

（鲁丝院字〔2012〕14号  2012-5-7）

为了进一步加强和规范我院涉外接待工作，提高办事效率和服务品质，促进我院国际交流与合作，根据国家有关政策法规和我院实际情况，特制定本办法。

一、涉外接待的涵义

本办法中的“涉外接待”系指国外以及港澳台地区团体或个人来访接待。学院涉外工作由组织人事与宣传处负责管理。各类国（境）外人员来院访问，相关部门要严格按照规定程序进行来院国（境）外人员的申报与接待工作。

二、涉外接待工作计划的制定

各系、部门根据业务工作和对外合作的需要提出涉外接待工作的计划，并填写《学院国（境）外来宾情况登记表》，提交外方受邀人的护照复印件、签证复印件、个人背景资料、来访目的等材料，报组织人事与宣传处。外方顺道来访原则上应提前10日向组织人事与宣传处提出申请，由组织人事与宣传处审核后报主管领导审批后报出入境管理部门备案；外方专程访问，原则上提前2个月由相关部门向组织人事与宣传处提出申请，由组织人事与宣传处审核后报院领导审批后报出入境管理部门备案。

提出接待计划的同时，要附拟定的具体接待安排，内容包括：1.日程安排（明确时间）；2.接待地点（明确会见地点及参观路线）；3.接待人员（明确参加接待人员名单及分工）。接待计划一式三份，报党政办公室、组织人事与宣传处各一份，邀请部门留存一份。

三、涉外接待工作的具体实施

    涉外接待工作计划经主管领导批阅同意后由邀请部门具体实施。原则上，涉外接待的申请提出部门即为涉外接待的主要承接部门，组织人事与宣传处负责把握涉外接待规范，协调相关部门做好涉外接待活动。

四、涉外接待工作的总结汇报

承接涉外接待的主要部门在涉外接待活动后3个工作日内，向组织人事与宣传处提交涉外接待总结报告及相关材料，由组织人事与宣传处负责报主管院领导审阅后，及时向公安部门和市外事办汇报，并编制归档。

五、涉外接待过程中应遵循的原则

在接待国（境）外来宾过程中，食宿工作按照学院有关规定办理，接待人员应做到仪表端正、仪容端庄、态度热情、细致周到、有礼有节、不卑不亢、保证安全、注意工作效率、遵守相关保密规定。接待人员不得携带秘密文件、资料、内刊及记载有机密内容的各类笔记本等参加涉外活动。在陪同境外来宾进行旅游、参观考察、学术交流等活动时，原则上应安排到开放地区和开放单位，如需去非开放地区，接待部门必须事先征得上级主管部门同意，在公安部门办妥手续，方可前往。发现问题要及时请示汇报，有重要情况应在第一时间内向有关领导汇报。  

二〇一二年五月七日