山东丝绸纺织职业学院 重大活动档案管理办法 （鲁丝院办〔2012〕5号 2012-3-14）

山东丝绸纺织职业学院

重大活动档案管理办法

（鲁丝院办〔2012〕5号  2012-3-14）

第一条　为了规范学院重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用，保证重大活动档案的真实、完整，根据《中华人民共和国档案法》《山东省重大活动档案管理办法》等法律、法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条　本办法所称重大活动档案，是指在学院重大活动中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。

 第三条　本办法所称重大活动，是指下列活动：

（一）学院主办或承办的市级及以上会议或活动。

（二）地市级及以上主要党政领导在学院的视察、调查研究和工作指导等活动。

（三）著名专家、学者来学院考察、调查研究、工作指导和访问等活动。

（四）重要境外人士、友好团体来学院考察、访问等外事活动。

（五）学院召开或举办的全院性的、有重大影响的会议或活动。  

（六）学院领导出国访问、考察等外事公务活动。

（七）学院参与的对学院发展有长远影响的市级及以上活动。

   第四条　重大活动档案管理工作遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理的原则。

   第五条  学院档案室负责监督、跟踪、指导重大活动档案管理工作。活动的承办部门负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。　　

    第六条　专兼职档案管理员按照职责分工，应积极参与学院重大活动，并负责活动档案的管理工作。

    第七条　学院重大活动的承办部门在制订重大活动实施计划时，应当同时做好活动的档案管理工作计划，明确重大活动档案的责任人员，制订并落实相应的收集、整理、移交、保管等措施，保证活动档案的齐全、完整、准确和系统。

　　第八条　负责学院重大活动档案管理的工作人员应当具备档案工作职业素养，认真履行职责，保守工作秘密。

　　第九条　需要学院宣传科参与拍摄的重大活动，承办部门应当在重大活动确定后及时通知宣传科，可以根据需要安排专业人员参与拍摄和档案资料收集。宣传科应当在活动结束之日起30日内向档案室移交一套原素材声像档案。

　　第十条　学院重大活动结束后档案的归属与移交：

　　学院重大活动结束后，承办部门应当在活动结束之日起30日内到学院档案室办理全套档案移交手续，并对活动档案的管理人员及收集情况做出书面说明。

　　第十一条　尚未向学院档案室移交的重大活动档案，应当妥善保管；未经学院领导批准，不得向任何单位或者个人出售、转让、赠送，不得私自携运出学院。

　　第十二条　经学院主要领导批准后，可以通过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布开放的学院重大活动档案。

　　第十三条　学院档案室负责建立重大活动档案专题目录，加强档案信息化管理，提高档案利用水平。

　　第十四条　在学院重大活动档案收集、整理、移交、保护和提供利用等工作中做出突出贡献的集体和个人，学院适时给予表彰和奖励。

    第十五条　违反本办法规定，有下列行为之一的，应当责令其限期改正，逾期未改正的，给予主管人员或者其他直接责任人员通报批评。

 （一）承办部门未及时通知或者拒绝、阻挠相关人员参加学院重大活动档案工作，并造成档案资料损失的。

（二）学院重大活动期间未按照规定开展档案收集、整理工作的。

　　（三）未按照规定保管、移交学院重大活动档案的。

　　（四）未按照规定办理档案登记、提供档案目录和情况说明的。

　　第十六条　违反本办法，有下列行为之一的，学院将追究直接负责的主管人员或者其他直接责任人员责任，造成损失的，依法追究相应责任。

　　（一）涂改、伪造、损毁、丢失学院重大活动档案的。

　　（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学院重大活动档案的。

　　第十七条  非法买卖学院重大活动档案或者将学院重大活动档案私自赠送他人的，依照《中华人民共和国档案法》等法律、法规的有关规定处理。

   第十八条　本办法自下发之日起施行。如与原《山东丝绸纺织职业学院档案管理办法（暂行）》（鲁丝院字〔2008〕77号）有不一致之处，以此文件为准。

二〇一二年三月十四日