山东丝绸纺织职业学院合同管理办法 （鲁丝院字〔2012〕49号 2012-11-28）

（鲁丝院字〔2012〕49号  2012-11-28）

为加强学院合同管理，规范签约行为，防范风险，维护学院的合法权益，根据《中华人民共和国民法通则》和《中华人民共和国合同法》等有关国家法律、法规的规定并结合学院实际情况，制定本办法。

 第一条  本办法所称合同，是指学院因物资采购、基建（修缮）工程、国有资产对外租赁、合作办学、技术成果转让、接受或对外提供有偿服务等经济行为和学生顶岗实习协议、教职员工劳动合同等非经济行为，以学院名义与其他法人、组织或自然人之间，为明确相互权利义务关系而签订的合同或协议。

 第二条  学院所属部门、系部等不具备独立法人资格，均不允许对外、对内签订合同。依据工作职责凡需要签订合同的，必须按本办法规定履行申报审批程序并加盖“合同专用章”方为有效。

 第三条  合同管理

（一）合同承办部门负责合同的具体实施。其职责是：负责合同的市场调查和资信调查；负责合同谈判和起草；经授权（学院授权委托书）代表学院签订合同；负责合同的全部履行和服务；负责与对方当事人的合同争议或纠纷处理。

    （二）纪检监察室负责合同的监察监督。其职责是：保证合同的调查、谈判、审查、签订、履行的全过程按规定进行；纠正违法、违规、违纪行为和事件，并依法处分或提请处分；对重大违法、违规、违纪行为和事件有权暂停或提请终止进行。

 第四条　合同调查

    （一）市场调查：严格按照“货比三家”的原则根据合同内容对标的物的市场分布、生产厂家、性能、技术、质量、价格及其趋势等进行综合性的调查和分析论证。

    （二）资信调查：调查对方当事人的主体资格，包括名称、住所、资质、营业执照或法人登记证书、经营范围和方式等；调查对方当事人的民事资格、注册资本、技术和生产能力、经营状况、信誉、产品质量等，以确定对方当事人是否具有合同履行能力和独立承担民事责任的能力；调查对方签约代表的合法身份（法定代表人资格证明或法定代表人授权委托书）。合同调查部门对调查情况的真实性负责，承担相应责任。学院内部任何代理人无权与上述情况不明的当事人签订合同。

 第五条　合同谈判

    合同的谈判一般在分管院领导的主持下，由承办部门负责人组织具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员组成谈判小组负责。重大合同或法律关系复杂的合同应由分管院领导或院长负责组成谈判小组。

    根据上级和学院有关规定需要以招投标方式订立的合同，按照以下程序办理。

（一）学院有关招标项目，一般通过市政府采购办公室集中采购或经市政府采购办公室批准自行招标。

（二）学院招标办公室应当在学院校园网和校务公开栏发布招标公告，并向3个以上具备投标资质、资信良好的特定法人、其他组织或者个人发出投标邀请书。

（三）投标人应当在招标文件规定的截止时间前，将投标文件密封送达招标地点。招标办公室收到投标文件后，应当向投标人出具标明签收人和签收时间的凭证，在开标前任何单位和个人不得开启投标文件。

（四）结标按开标、评标、中标三步进行。

    1.开标由招标办公室组织主持，邀请所有投标人参加。招标办公室在投标文件截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。

    2.评标应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。设有标底的，应当参考标底。

    3.中标人确定后，招标办公室应当向中标人发出中标通知书。

    4.中标单位确定后，招标办公室与使用部门要按照学院本办法和中标单位投标书的承诺及时与中标单位订立书面合同，合同内容不得对招标要求和投标承诺进行实质性修改。

 第六条　合同起草

    学院合同起草的基本原则是“谁承办，谁起草”，承办部门要对合同主体、性质、主要条款、可行性等进行初步审查，出具有关情况说明，向其它职能部门做出解释并对条款及说明的真实性负责。

第七条　合同审核

承办部门可视具体情况提请律师对合同文本提出指导意见。合同文本报院长审查批准后由院务办公会议集体审核，重大、重要合同须经院务办公会议决定报学院党委审批。

第八条　合同签订

（一）合同均应以书面形式签订，有关合同的文书、电子邮件、传真、函件、技术资料、图表等也是合同的组成部分。

（二）签订合同一般应使用相关行政管理部门统一颁发或监制的示范文本。没有示范文本的，可采用其它文本，一般应包括但不仅仅限于以下条款：

1.合同各方的法定名称、地址、联系方式；

2.签约的目的和依据；

3.标的（合同的具体项目内容）；

4.数量和质量，包括内容和方式；

5.价款或酬金，包括支付方式；

6.履行的地点、期限和方式；

7.争议解决方式；

8.违约责任；

9.变更或解除条件；

10.根据法律或合同性质必须具备的条款或各方当事人共同认为必须明确的条款；

11.签约各方公章或合同专用章；

12.各方法定代表人或者委托代理人签章；

13.其他法律法规规定的内容。

（三）实行合同专用章制度。合同专用章是学院对外签订合同的法定印章。所有合同均应盖合同专用章，未使用合同专用章的应当追究相应责任人的责任。

第九条　合同档案管理

党政办公室、组织人事与宣传处负责合同档案管理。党政办公室负责除劳动人事合同以外的合同档案的管理，组织人事与宣传处负责劳动人事合同档案的管理。合同文本原件由党政办公室和组织人事与宣传处留存，承办部门和纪检部门留存除劳动人事合同以外的合同复印件。未经院长批准，任何合同不得复印、外传。

建立合同管理台账制度。党政办公室对合同统一编号，建立合同台账，对合用文本进行分类归档。

第十条　合同履行

（一）合同正式生效前，不得实际履行合同。

（二）任何人发现对方不履行或在规定或约定期限内无能力全面适当履行合同时，应立即通告相关职能部门。相关职能部门发现疑问的，应暂停或报请暂停履行，并在规定或约定期限内以规定或约定方式向对方提出异议。

（三）合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，损害我方利益的，相关职能部门应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效措施，制止危害我方利益的行为发生。

（四）按照学院《集中采购管理办法》的规定，对应验收的标的物，应在验收合格后，我方才能履行合同约定的义务。对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由验收机构在即日提出书面意见，通过相关职能部门按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取合法有效措施解决。

（五）在合同履行过程中如需变更合同，应由承办部门提出变更依据，并按原合同签订程序签订补充协议。变更或解除合同，须符合规定或约定的形式及程序。

第十一条  有关合同的其它规定

（一）对违规签订合同、擅自以学院名义对外签订合同或者在合同签订、履行过程中造成我方经济损失的，由纪检部门追究其责任并做出相应处分，违法的移交司法机关追究其法律责任。

（二）未经批准以系部（处、室）名义对外签订合同，学院不予承认；若已实质性履行，应予以通报批评，造成我方经济损失的，由纪检部门追究其责任并做出相应处分，违法的移交司法机关追究其法律责任。

（三）在合同谈判、起草、签订、履行过程中内部串谋或与对方当事人合谋损害我方利益的，由纪检部门追究其责任并做出相应处分，违法的移交司法机关追究其法律责任。

第十二条  本办法自公布之日起施行，原相关办法废止。

二〇一二年十一月二十八日