山东丝绸纺织职业学院档案管理办法 （鲁丝院字〔2012〕45号 2012-11-28）

（鲁丝院字〔2012〕45号  2012-11-28）

第一章  总  则

第一条　为提高学院档案工作水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（27号令）等法律法规，结合实际情况，制定本办法。

第二条　本办法所称档案是指学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的、具有保存价值的各种历史记录。

第三条　学院档案工作实行统一领导，分级管理。为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。

第四条　档案工作是学院各项工作的重要组成部分，是提高办学质量的基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。各部门在档案工作中应做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章　领导体制和机构设置

第五条　档案工作在学院档案工作委员会的领导下，实行统一领导，分级管理。档案工作委员会由一名院领导担任主任委员，学院各部门一名负责本部门档案工作的领导担任委员。

第六条　档案工作委员会的职责是：领导全院档案工作；协调各部门落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学院档案工作的规划、计划、总结；统一协调解决学院档案工作的重大事宜等。

第七条　学院综合档案室既是学院档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是保存本院档案并提供利用和服务的部门。

第八条　学院综合档案室的基本职能如下：

（一）宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。

（二）建立健全学院档案工作的规章制度和业务规范，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。

（三）负责学院档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作。

（四）积极开展档案宣传、咨询活动，做好档案利用工作。

（五）组织全院档案工作人员业务培训工作，负责指导部门档案工作。

（六）开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流。

（七）严格执行保密制度，负责保密资料的管理工作。

（八）发挥档案功能，为学院教学、科研、管理等工作服务。

第九条  各部门应配备相应的兼职档案员，具体承办本部门档案材料的积累、立卷和向学院综合档案室移交档案等工作。

第三章  人员及岗位职责

第十条  分管档案工作的院领导职责：

（一）加强对学院档案工作的领导，把档案工作纳入学院的整体发展规划，列入学院议事日程，督促各部门按规章制度的要求做好本部门的档案工作。

（二）关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的问题和困难，为档案工作创造良好的条件。

（三）主持学院档案工作会议等重大活动。

（四）审批档案材料的销毁报告。

第十一条　分管档案工作的部门领导职责：

（一）领导督促本部门教职员工执行学院档案工作的规章制度，把档案工作纳入部门的议事日程和有关人员的职责范围。

（二）为本部门档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，并帮助他们解决工作中的实际困难。

（三）检查本部门档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档。

（四）负责本部门档案材料的安全和保密工作。

第十二条　档案管理员职责：

（一）专兼职档案管理员要努力学习邓小平理论、“三个代表”重要思想及科学发展观，热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学院档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养。

（二）负责本部门档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。

（三）根据不同种类档案资料的特征和有机联系，拟定案卷类目，合理分类并整理组卷，认真填写卷内外有关项目，使之便于管理和利用。

（四）接受学院综合档案室的业务指导和督促检查。

（五）维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向学院综合档案室移交档案。

（六）对按照规定不向学院综合档案室移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。

第四章  档案的立卷、归档、移交和接收

第十三条　各部门的档案材料必须按照规定向档案管理部门移交，进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学院综合档案室可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十四条　建立和完善部门立卷和课题组立卷归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第十五条　各类档案形成部门应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对文件进行系统整理组卷。学院综合档案室负责指导立卷工作，进行质量检查。

第十六条　档案文件材料的保管期限划分为永久、30年和10年三类。

第十七条　学院档案分为党群、行政、学生、教学、科研、仪器设备、基本建设、产品、出版、外事、财会、声像、实物等十三大类。

第十八条　归档的档案资料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十九条　归档时间和手续为：

（一）学院各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。

（三）科研、基建等项目，应在项目完成后两个月内归档。

（四）财会类档案可在本部门预存三年。

（五）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由移交部门领导审核盖章后到学院综合档案室进行移交，学院综合档案室专职档案员对档案资料审核通过后，交接双方签字。

第五章  档案的保管与销毁

第二十条　档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。

第二十一条　档案部门要对档案资料进行科学分类、编号和排列。切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案资料安全。

第二十二条　学院及各基层部门应积极支持档案工作，确保必要的业务经费，逐步采用先进技术和设备，不断提高档案的科学管理水平。

第二十三条　学院综合档案室会同有关部门对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。将销毁的档案材料登记造册报经分管院领导批准后，方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计和分析，按照有关规定，将其结果报送上级主管部门。

第二十四条　对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。

第六章  档案的借阅利用

    第二十五条  学院工作人员因工作需要查阅利用档案资料，须填写档案借阅申请表，经分管领导批准方可查阅。

第二十六条  外来人员查阅档案须持有介绍信、居民身份证等有效证件，经分管领导批准后方可查阅。

第二十七条  档案资料原则上不外借，查阅利用者只准在档案阅览室内查阅，查阅时只准阅读自己需要的部分，不准随意翻阅其它无关的档案内容。

    第二十八条  因特殊情况需将档案资料借出者，须经分管领导批准，办理借阅手续，借阅时间一般不超过两周。

    第二十九条  查阅利用档案者必须爱护档案资料，对档案资料有所损坏的，根据损坏严重情况追究个人责任。

第七章  考核、奖励与处罚

第三十条　学院及部门应建立档案工作检查、考核和评估制度，明确分管领导和专兼职档案管理员的岗位职责。对于在档案工作中做出显著成绩的部门和个人以及向档案室捐赠档案者，经学院综合档案室报请学院予以奖励。

第三十一条　对于在档案工作中的违法行为，按照《档案法》的相关规定予以处罚。

第三十二条  本办法自发布之日起施行，原有相关制度同时废止。

二〇一二年十一月二十八日