山东轻工职业学院学生档案管理办法 （鲁轻院字〔2014〕57号 2014-12-25）

山东轻工职业学院学生档案管理办法

（鲁轻院字〔2014〕57号 2014-12-25）

第一章  总  则

第一条  为加强学院学生档案管理工作，根据教育部《高等学校档案管理办法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合学院实际，制定本办法。

第二条  学生档案是指学院在学生管理活动中形成的、记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人或集体为单位集中保存起来以备查考的文字、表格、实物及其它各种形式的历史记录，包括集体档案和个人档案。

（一）学生集体档案包括学生班级或社团组织的名称、学生名单、班委及团支部成员名单、系主任、班主任、任课教师名单、毕业照、荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状、获奖作品以及其它可供参考的有保存价值的材料。

（二）学生个人档案包括：《高中档案》《新生入学登记表》《学生成绩单》《体检表》《奖惩材料》《团关系》《学籍档案卡》《技能证登记表》《毕业生就业报到证副本》《毕业生登记表》以及其它可供组织参考的有保存价值的材料。

第三条  学生档案管理工作实行院、系两级管理，学生工作处是学院学生档案管理的职能部门，负责统筹学院学生档案工作。各系部具体管理本系部学生档案，接受学生工作处的业务指导和监督。    

第二章  职责分工

 第四条  学生工作处职责

（一）制定学生档案管理制度；

（二）建立学生档案标准；

（三）提供学生档案管理所需要的建档材料；

（四）指导各系学生档案建档工作

（五）利用机要通道转递毕业生档案。

 第五条  各系职责

（一）专人负责本系学生档案管理工作；

（二）负责本系在校学生档案接收、整理、保管、查阅等工作；

（三）负责本系毕业生档案的整理、移交工作。

第三章  建档、归档

第六条  新生档案

每年9月份，各系收集新生《入学通知书》《高中档案》《党团关系》《户口迁移证》。《入学通知书》本系留存；《高中档案》存入学生个人档案；《团组织关系》转交团委；《党组织关系》转交组织人事与宣传处；《户口迁移证》转交保卫处。

第七条  在校生档案

（一）每年11月份，各系组织新生填写《学生入学登记表》《学籍档案卡》，学生工作处审核、盖章后，归档；

（二）日常工作中，各系及时归档学生的奖惩等档案材料；

（三）学生顶岗实习前，各系组织应届毕业生填写《毕业生登记表》，学生工作处审核、盖章后，归档。

第四章  档案保管、移交、转递

第八条  在校学生档案以班级为单位存放各系档案室，各系要做好档案的收集、整理、保管、查阅等工作。

第九条  每年6月份，各系按《学生档案建档标准》整理毕业生集体档案、个人档案，转交学生工作处。

第十条  每年6月份，学院团委按《学生档案建档标准》整理毕业生中院学生会、团委委员及社团组织的个人、集体和实物档案，转交学生工作处。

第十一条  暑假期间，学生工作处对毕业生档案进行汇总、审核。审核合格，学生工作处将学生集体档案、《学籍档案卡》、《学生成绩单》移交学院档案室；学生个人档案通过邮政局转递。特殊情况暂时无法转递的毕业生档案，学生工作处临时保管。

第五章  档案查阅

第十二条  因工作需要，凭系部或单位证明，可查阅学生档案。在校学生档案到各系档案室查阅；毕业生档案到学院档案室查阅。

第十三条  任何单位和个人不得扣留、传阅学生档案。   

第六章  附  则

第十四条  本办法由学生工作处负责解释。

第十五条  本办法自公布之日起施行。

附件：山东轻工职业学院学生档案建档标准

              山东轻工职业学院

2014年12月25日

附件：     山东轻工职业学院学生档案建档标准

为规范学生档案管理工作，根据教育部《高等学校档案管理办法》《山东轻工职业学院学生档案管理办法》要求，结合学院实际，制定本标准。

第一条  学生档案规格标准

（一）新生入学登记表和毕业生登记表：8K纸双面打印、对折，由学生工作处统一提供。

（二）学生成绩单和技能证登记表：A4纸打印，由教务科研处统一提供。

（三）体检表：A4纸打印，由校医院统一提供。

（四）学籍档案：16K纸打印，由学生工作处统一提供。

（五）学籍档案封面：A4纸打印，见附件1，各系按规格自行打印。

（六）学生集体档案明细：A4纸打印，见附件2，各系按规格自行打印，以学期为单位汇总。

（七）学生实物档案交接明细表：A4纸打印，见附件3。

（八）档案袋：236mm*336mm,由学生工作处统一提供。

第二条  学生档案填写标准

（一）新生入学登记表按“填表说明”填写，见附件4。

（二）毕业生登记表按“填表说明”填写，见附件5。

（三）学籍档案按“填表说明”填写，见附件6。

第三条  学生档案填写要求

（一）学生档案应由本人按要求认真填写，使用颜色为碳素或蓝黑的钢笔或中性笔，不得使用圆珠笔；

（二）填写内容要真实、及时、齐全，书写要规范、清晰，不得涂改。

第四条  本标准由学生工作处负责解释。

第五条  本标准自公布之日起施行。

附件：1.学籍档案封面样本

2.学生集体档案明细样本

3.学生实物档案交接明细表

4.新生入学登记表填写说明                     

5.毕业生登记表填写说明

6.学籍档案填写说明

附件1：学籍档案封面样本

附件2：学生集体档案明细样本

附件3：学生实物档案交接明细表